Metodología Kanban. Gestión de procesos de trabajo

La Metodología Kanban es un método de administración de flujos de trabajo, que ayuda a definir, administrar y mejorar procesos. Forma parte de las metodologías ágiles, y está ganando popularidad entre las empresas más digitalizadas por su gran utilidad en la mejora de la productividad.

Escrito por Enrique Peiró
Lectura 6 minutos
11 de octubre 2021

El método Kanban surgió para aplicarse en los procesos de fabricación, aunque con el paso del tiempo es un método muy utilizado por los desarrolladores de software, y cada vez en más sectores distintos.

Origen de la Metodología Kanban

Para encontrar el origen de esta metodología debemos remontarnos a los años 40, a la gran empresa Toyota Production Sytem, la que empezó a implementar un sistema nuevo (“just in time”) para mejorar sus beneficios. 

Este nuevo sistema se basaba en que la producción iba marcada por la demanda, y no en fabricar para posteriormente intentar vender. Su intención era la de minimizar desperdicios sin afectar a la producción.

Qué significa Kanban 

Kanban, es una palabra japonesa, cuyo significado literal es “tarjeta con signos” o “señal visual”. La metodología Kanban, se plasma en un tablero Kanban, que se compone en su forma más básica de 3 columnas:

  • A realizar
  • En proceso 
  • Completadas

Qué es el método Kanban

A principios de este siglo, la metodología Kanban se fue expandiendo. Al principio, sobre todo en la industria del software, la que reconoció esta metodología como una oportunidad para mejorar la forma en la que se producían los productos. 

Su expansión demostró que el método no era útil sólo para el sector de la automoción o el software, sino que era una metodología aplicable a cualquier sector o industria.

Cómo funciona el Método Kanban

La metodología Kanban funciona mediante referencias visuales. Una visualización de todas las tareas y elementos de un proyecto, facilitará al equipo a mantenerse informado de la evolución del proyecto con un simple vistazo. Esto permite una mejor comunicación entre los diferentes miembros, y por tanto una mayor cohesión del equipo de trabajo. 

Normalmente esta metodología se plasma en un tablero, el cual se divide, tal y como mencionábamos con anterioridad, en 3 fases muy básicas:

  • Tareas a realizar: Como su nombre indica son las tareas que se deben realizar para poder completar el proyecto.
  • Tareas en proceso: Todas las tareas que se están haciendo en ese momento. 
  • Tareas Completadas: Todas aquellas que ya han sido terminadas. 

Aunque, dependiendo de las necesidades del proyecto o de la persona que está a cargo de éste, pueden incluirse otras nuevas fases, como la de corrección o validación del cliente, etc. 

Tablero Kanban

El tablero es creado por la persona que gestione el equipo y sea responsable del proyecto, y debe dividirse en las columnas que mencionábamos con anterioridad, pudiendo incluir las que considere oportunas. 

Normalmente se utilizan “tarjetas” en las que se especifica la tarea con una breve explicación de ésta. Se pueden utilizar colores diferentes para diferenciar tareas de diferentes departamentos o de diferente índole. 

Aunque los tableros siempre habían sido físicos, cada vez existen más softwares que permiten crear tableros para utilizar el método Kanban de forma digital.  Más adelante hablaremos sobre alguno de éstos. 

Beneficios de utilizar el método Kanban en las empresas

La productividad de los empleados, es en muchas ocasiones, un serio problema para muchas empresas. Y no siempre el problema es el propio trabajador, sino que éste debe ser guiado y liderado por alguien que optimice su producción. 

Posiblemente, el mayor beneficio de este método es que facilita la organización de equipos de trabajo, y aumenta su producción, siendo clave en los beneficios de cualquier empresa. 

 Algunos de los motivos por los que el método Kanban aumenta la productividad son:

  • Mejor organización y gestión de proyectos.
  • Reducción en tiempo de reuniones para tener feedback con los demás miembros del equipo, y por tanto:
  • Menor tiempo de realización de las tareas.
  • Facilidad de interpretación y aplicación.
  • Eliminación de actividades prescindibles.
  • Reducción de costes.

Consejos para implementar el método Kanban en tu empresa

Probablemente estés ya convencido de probar esta metodología en tu empresa, pero… ¿cómo implementarla? Te damos algunos consejos. 

Identifica proyectos pasados

Antes que nada repasa tus proyectos pasados y, sabiendo ya qué es la metodología Kanban, identifica aquellos en los que realmente te podría haber servido utilizarlo. 

Tablero digital o físico

Una buena recomendación es probar el método en un tablero físico, en el que compruebes y afines la metodología para que te resulte útil. Si se convierte en un método importante en tu empresa, y los trasladas a diferentes departamentos y a la mayoría de proyectos, es posible que un software sea la mejor opción. 

Elige secciones y colores del tablero

Si vas a empezar por un tablero físico, elige el material del que lo vas a crear, así como divide las distintas secciones y los colores para diferenciar tareas. 

Objetivos realistas

Utilizar esta metodología no va a significar un cambio brusco en la productividad de un día para otro, así que no pongas objetivos poco realistas en los proyectos por el simple hecho de empezar a utilizar esta técnica, porque puedes provocar el efecto contrario, y frustrar al equipo bajando su productividad. 

3 de los mejores softwares Kanban

Si consideras oportuno obtener un software para mejorar tu metodología Kanban, algunos de los más conocidos actualmente en el mercado son: 

Kanbanize

Uno de los mejores softwares Kanban. Este software tiene múltiples funciones para planificar, organizar y gestionar proyectos siguiendo la metodología Kanban. 

Asana

Otro de los softwares de referencia para la gestión de proyectos y flujos de trabajo. También se basa en la metodología Kanban, aunque sus funciones van más allá. 

Trello

Uno de los más conocidos por su facilidad de uso. En Trello puedes estructurar y personalizar los flujos de trabajo muy fácilmente y sobretodo, de una forma muy visual.

Conclusiones

Si estás intentando mejorar la productividad de tu empresa, mediante la digitalización y modernización de procesos, esta metodología puede ser interesante. 

Kanban, es una palabra japonesa, cuyo significado literal es “tarjeta con signos” o “señal visual”. La metodología Kanban, se plasma en un tablero Kanban, que se compone en su forma más básica de 3 columnas.

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