No solo tenemos dudas en cómo llamarlo sino, y sobre todo, tenemos todas las dudas del mundo en el cómo, en la mejor manera de desarrollar nuestro negocio cuando no lo hacemos de la manera que lo hemos hecho siempre. Y sobre cómo hacerlo de manera eficiente y productiva. Ahí radican todas las dudas.

Los beneficios del teletrabajo para las organizaciones 

En 2020 vivimos, como muchos expertos aseguran, el mayor experimento de trabajo en remoto de la historia de la humanidad. Se han evidenciado carencias, debilidades, fortalezas y amenazas de cada persona en particular y de las organizaciones en general.

A pesar de las obvias dificultades iniciales, muchas empresas ya han decidido invertir en el trabajo híbrido. La consultora tecnológica Capgemini entrevistó a ejecutivos de 500 organizaciones de sectores muy variados a nivel mundial y a 5.000 empleados. Los resultados del estudio, volcados en el informe «El futuro del trabajo: de remoto a híbrido» dicen que la mayoría de las organizaciones experimentaron fuertes aumentos de productividad en un 63% en el tercer trimestre de 2020 gracias a la reducción del tiempo de desplazamiento, a los horarios de trabajo flexibles y a la adopción de herramientas eficaces de colaboración virtual. 

Casi el 70% de las organizaciones creen que el aumento de la productividad del trabajo a distancia es sostenible más allá de la pandemia y proyectan un aumento general de la productividad del 17% en los próximos dos o tres años. 

Además, alrededor del 45% de los empleados esperan pasar tres días o más a la semana trabajando desde lugares remotos y el resto desde la oficina, lo que indica una tendencia de rápido crecimiento de un lugar de trabajo híbrido y colaborativo.

Obviamente, para que este futuro prometedor se dé, los mandos y directivos han de cambiar de forma intensa su manera de liderar y gestionar. La confianza en los empleados, capaces de autogestionarse y la medición de los proyectos por objetivos y no por las horas que pasan conectados, son dos puntos críticos que han de cambiar desde el lado empresarial.

Retos de la implementación del teletrabajo

La implementación no es solo tarea de liderazgo o de los propios trabajadores. Se deben generar unas condiciones que impactan en los responsables de transformación digital, recursos humanos, formación y equipo de ventas.

La digitalización de la empresa

Es evidente que para trabajar en remoto necesitamos tener acceso a los procesos de la organización de forma externa, por lo que la digitalización es imprescindible.

El teletrabajo no hace más que poner en evidencia las deficiencias de la digitalización de las organizaciones. Problemas como la digitalización de documentos de recursos humanos, el acceso a la información de clientes o la comunicación entre departamentos se deben solucionar a medida que se implementa el teletrabajo. Transformación digital y trabajo en remoto van de la mano.

Comunicación interna

Para que el negocio fluya, es necesario buena comunicación interna. El departamento de Recursos Humanos se convierte en una pieza clave para hacer prevalecer la comunicación entre empleados y compañía durante el teletrabajo.

Conocer las estrategias y herramientas digitales necesarias para mantener una comunicación interna es imprescindible.

Cultura del teletrabajo

Cada uno de los miembros de la organización, independientemente de la responsabilidad o del departamento, debe tener claro los beneficios que aporta el teletrabajo y cómo implementarlo de forma eficaz. Esto empieza por un claro posicionamiento del equipo directivo, pero los responsables de formación también juegan un papel importantísimo.

Ofrecer formación para que los empleados puedan conocer los recursos que tienen a su alcance y aprender a gestionar sus tiempos para ser más productivos. 

Comunicación con clientes

Debemos asumir que la mayoría de interacciones que realicemos con nuestros clientes van a ser de forma virtual. Es necesario definir un sistema de ventas para la empresa que permita adaptarse a las necesidades del cliente. 

Cómo implementar el teletrabajo en tu organización

Matt Mullenweg, fundador de la empresa Automattic, tiene un modelo que representa muy bien la evolución del teletrabajo dentro de las organizaciones.

Este modelo tiene 5 niveles de autonomía, desde el 0, en el que no se puede hacer el trabajo a no ser que estés físicamente en el lugar de trabajo, hasta el nivel 5, el Nirvana, donde el trabajo está tan bien distribuido que todo fluye sin esfuerzo. 

Primer Nivel: empresas presenciales que no están preparadas para el teletrabajo, y mayoritariamente posponen sus funciones para cuando puedan volver a la oficina.

Segundo Nivel: empresas que han aceptado el trabajo en remoto, pero recrean el mismo entorno y patrones de la oficina: día lleno de reuniones, interrupciones e hipervigilancia por la productividad. Muchas empresas se han encontrado así con la pandemia COVID-19 y no han conseguido pasar de este nivel.

Tercer Nivel: La empresa invierte en tecnología para adaptar el puesto en remoto, la comunicación mejora y se empiezan a notar los beneficios del teletrabajo.

Cuarto Nivel: La dirección de la empresa ha cambiado de cultura, y ahora se mide la productividad por objetivos clave cumplidos, no cómo ni cuando lo hacen. La comunicación es completamente asíncrona y hay conciliación entre vida personal y profesional.

El Nirvana: El nivel inalcanzable, pero al que todos debemos aspirar. El desempeño en remoto es mejor que en presencial, el equipo es eficaz sin esfuerzo, y todos tienen tiempo para el bienestar y la salud mental.

Si queremos convertir nuestra empresa en remota, debemos aspirar a llegar al nivel 4 o 5 de esta pirámide. Para ello, los departamentos de RRHH, formación, transformación digital, ventas y liderazgo deben impulsar acciones para fomentar el teletrabajo.