Por Six Degrees Medical Canadá.

Diseñar Advisory Boards (en adelante juntas consultivas) atractivas, eficientes y eficaces es una tarea compleja. Usted necesita convencer a los líderes de opinión clave de todo el mundo a tomar tiempo de sus agitados horarios para dar consejos sobre estrategias médicas y empresariales. Como estas reuniones pueden durar desde una noche hasta uno o dos días, no sólo es importante la información, sino también el formato general de la reunión para atraer a la gente a comprometer su tiempo. Lo que se capta en los consejos asesores nos ayuda a dar forma a futuras iniciativas empresariales, por lo que la retroalimentación debe ser relevante y traducible en elementos de acción. Al diseñar estas reuniones, hay seis factores que se deben considerar:

1) Conozca a su audiencia

La selección de un grupo de asesores requiere mucha consideración y tiempo. Es importante establecer relaciones con los líderes de opinión clave, así como la relación que estos líderes tienen entre sí. Es crucial mezclar el tamaño de los grupos y de los asesores dentro de ellos para las diferentes sesiones, ya que esto ayudará a asegurar que todas las voces sean escuchadas durante la reunión. Si usted sabe que obtendrá más de los consejeros con una discusión en grupo, en lugar de escribir en los portatafolios, cámbielo. Concéntrese en un formato que le garantice que obtendrá la información que necesita.

2) Tener siempre estructura y finalidad

Es fácil pensar que poner algunas de las mentes superiores en una habitación siempre conducirá a consejos fructíferos. Las sesiones deben estar diseñadas para satisfacer esto, pero también debe asegurarse de que los objetivos de la empresa se están cumpliendo y el asesoramiento obtenido es un valor añadido. La salida de la sesión, ya sea verbal, escrita o grabada, debe resultar en acciones de la empresa. Incluso una discusión general debe tener preguntas planificadas y un límite de tiempo para asegurar resultados.

3) La facilitación es tan esencial como la información

El resultado de una junta consultiva es una medida importante para garantizar que la inversión realizada haya sido un dinero bien gastado. Los facilitadores deben mantener los debates en línea con la agenda y asegurarse de que se cumplan los objetivos. Es por eso que los facilitadores deben ser seleccionados con mucha anticipación para asegurarse de que saben exactamente cómo deben ser organizadas las sesiones. Si los facilitadores tienen relaciones con ciertos consejeros, hágalos coincidir adecuadamente. Si los facilitadores son nuevos en la facilitación, considere la posibilidad de capacitar a los oradores con anticipación para asegurarse de que sepan cómo alentar a todos los asesores a que aporten sus aportes y la reunión se mantenga a tiempo.

4) Sea flexible y puntual

Como todos sabemos, las discusiones pueden durar más de lo previsto. Una parada brusca puede ser perjudicial si los asesores proporcionan información esencial para la empresa. Dedique tiempo a las sesiones para que esto sea posible, asegurándose de que la reunión general no se prolongue durante horas extras. Si algunas sesiones se prolongan más que otras, prepárese para reelaborar o reordenar la agenda para acomodarlas. Como una mejor práctica, las sesiones de taller deben ser asignadas no menos de 45 minutos; 60 minutos es ideal si usted quiere tiempo para que los grupos compartan retroalimentación. Si las sesiones no requieren aportes de los asesores, considere la posibilidad de trasladarlas al final para que se puedan saltar si las otras sesiones y discusiones duran más de lo previsto.

5) No tenga miedo de probar algo nuevo

A medida que los asesores se sientan más cómodos con su empresa y entre sí, es importante no atascarse en una rutina. No asuma que lo que funciona ahora funcionará en el futuro, o que las actividades divertidas le quitarán importancia a la seriedad de las discusiones. De hecho, deberías probar nuevas opciones interactivas como tabletas o simuladores para mejorar la experiencia. Si su presupuesto es menor, el desarrollo de juegos de mesa, el uso de técnicas creativas de diapositivas o la adición de un tema de reunión interesante pueden ayudar a aumentar el compromiso y generar aportaciones más allá de una mesa redonda estándar.

6) Recuerde pedir retroalimentación

Usted no sabrá si la reunión de la junta consultiva fue bien diseñada o bien dirigida a menos que usted lo pida. Los formularios de evaluación, una sesión abierta de retroalimentación o encuestas posteriores a la reunión son buenas maneras de recopilar información sobre cómo lo hizo y qué cambiar para futuras reuniones. Si usted ha intentado un nuevo diseño de sesión, pregunte específicamente, en lugar de solicitar comentarios generales. Obtendrá información detallada y sabrá si vale la pena intentarlo de nuevo.