Para responder adecuadamente a la pregunta sobre el mantenimiento y temporalidad de los registros en un estudio de mercado, deberemos apelar a dos criterios básicos que tendrán que ser contemplados: la conservación como garantía para el contratante dentro de un tiempo prudencial, y la protección del investigado para que prevalezca su privacidad a lo largo del tiempo necesario de estudio en el caso de tener datos personales.

De cara al cliente, podemos atender las recomendaciones de la ISO 20252. Aunque solo aplica a las empresas que deseen certificarse por esta norma, si nos ajustamos a sus recomendaciones, los registros primarios se deben mantener al menos 12 meses y los secundarios, al menos 24 meses. Se entiende que estos periodos ofrecen una garantía de cara al cliente para que pueda recuperar la información que contrató.

Sobre la protección al participante en una investigación de mercado, cuando se trate de registros con datos personales, sea texto, imagen, voz o vídeo, aplicará el reglamento europeo de protección de datos (GDPR). Según esta norma, se debe comunicar al sujeto el periodo de retención de sus datos, dando su consentimiento al registro de datos personales o la grabación conociendo este extremo. No serán aceptados cláusulas con periodos indefinidos o no concretos, o que no estén dentro del margen lógico de utilización de la investigación. De hecho, se aconseja la destrucción de la información personal a partir del momento que deja de ser necesaria para la finalidad de la investigación.

El CODIM (http://www.aedemo.es/aedemo/images/stories/codigos_guias/Codigo_de_Condu…) recalca este punto aludiendo a la “limitación del plazo de conservación” en su artículo 10. En él se señala que el plazo de conservación de datos personales no debe ser superior a 6 meses tras la finalización de la investigación. Si se deben guardar para fines de investigación científica o histórica, se deberá informar adecuadamente al participante. En el caso de panelistas, éste deberá conocer las normas propias del panel y sus datos personales deberán eliminarse en el momento de su baja.

Aunando lo anterior, podríamos decir que la clave es pactar el periodo de retención del material con el cliente y, en consecuencia, comunicar a los participantes tal plazo de modo que otorgue su consentimiento conociendo todas las condiciones. Es decir, se obtiene el consentimiento del participante tras informarle adecuadamente, cuidando guardar evidencia documentada de tal consentimiento. Una vez extinguido el periodo de retención pactado con cliente y participantes, se deben borrar todos los datos personales (textuales o grabaciones) para evitar nuevos usos y utilizaciones fuera de su fin inicial.

Fuente: Comité de Ética de AEDEMO